A gyűjtemények adatait kétféleképpen juttathatja el a MICHAEL portál számára.

Közvetlenül úgy teheti meg, hogy a michael@nda.hu email címre küld egy levelet, melyben jelzi szándékát az adatszolgáltatásra. A válaszlevélben megküldött egyéni felhasználónévvel és jelszóval egyszerűen a webes felületre belépve rögzítheti a gyűjtemény, az azt kezelő intézmény, a kapcsolódó szolgáltatás, és esetleges projektek, programok adatait, valamint a digitalizált, azaz fizikai gyűjteményről szóló információkat. Az adatok közzétételét a publikus felületeken, valamint a többnyelvű változatok elkészítését a MICHAEL iroda munkatársai végzik el.
Lehetőség van arra is, hogy e-mailben küldjék el a gyűjteményleíró adatokat. Ez esetben a honlapról letölthető (excel) adatlapot kell kitöltve eljuttatni az michael@nda.hu címre, és a Michael iroda munkatársai fogják rögzíteni az adatokat a rendszerben.